La communication est sans aucun doute un élément essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. Que ce soit la communication entre les équipes, entre les différentes strates hiérarchiques, ou encore avec les partenaires externes, une entreprise doit savoir échanger des informations de façon claire et efficace pour réussir. Sans une bonne communication, une entreprise risque de tomber dans le piège de la confusion, de l’incompréhension et peut même voir sa productivité plafonner, ou pire, reculer. C’est ici qu’intervient un outil de communication interne encore mal connu, mais pas moins puissant, le rapport d’étonnement.
Cet outil, malgré sa dénomination pour le moins atypique, a le pouvoir de dynamiser l’interaction entre les membres de l’entreprise et d’impulser des changements significatifs. Mais, avant d’aller plus loin, intéressons-nous aux questions fondamentales. Qu’est-ce réellement qu’un rapport d’étonnement ? Pourquoi et comment peut-il s’avérer si bénéfique en milieu professionnel ?
Développement
Le concept du rapport d’étonnement
Si le terme « rapport d’étonnement » peut sembler nouveau et inhabituel à certains, il représente en fait un outil de communication interne venu du Japon, un pays souvent cité pour l’excellence de ses méthodologies organisationnelles et managériales.
Définition : le rapport d’étonnement est un document que rédige le nouvel employé d’une entreprise dans lequel il consigne les aspects de son nouvel environnement de travail qui l’ont marqué lors de son intégration. Il note ce qui l’a surpris, interpellé, choqué – en positif comme en négatif – dans le fonctionnement de l’organisation, dans ses procédures, dans sa culture ou dans tout autre domaine pertinent pour lui.
Objectifs : le rapport d’étonnement a deux objectifs principaux. Le premier est d’offrir un regard neuf sur l’entreprise, sans a priori ni habituation, ce qui permet de repérer des problématiques insoupçonnées par les salariés en place depuis plus longtemps. Le deuxième objectif est de susciter un dialogue ouvert et constructif sur les points positifs et négatifs de l’entreprise, d’apporter des suggestions d’amélioration, de stimuler la créativité et l’innovation des collaborateurs.
La rédaction du rapport d’étonnement
La rédaction d’un rapport d’étonnement, loin d’être un exercice anodin, est une démarche qui nécessite une certaine méthodologie.
Identification des points d’étonnement : le point de départ est l’identification de tous les éléments qui ont surpris le nouvel employé. Ces « points d’étonnement » peuvent être très variés : ils peuvent concerner des méthodes de travail, des technologies utilisées, des comportements, la culture de l’entreprise, l’approche qualité, le service clientèle, etc. Il s’agit de tout ce qui marque de manière particulière le nouveau venu.
Mise en forme des observations : une fois les différents points d’étonnement identifiés, ils sont ensuite classés et organisés par catégories et par thèmes. Chaque point est ensuite détaillé, analysé et commenté en explicitant en quoi il a marqué le nouvel arrivant, quelles sont ses implications, ses conséquences sur l’efficacité, la productivité, la qualité, le bien-être au travail, etc.
L’impact du rapport d’étonnement sur l’entreprise
Le rapport d’étonnement n’est donc pas un simple document à remplir pour le nouvel employé. Il a un réel impact bénéfique sur l’entreprise.
Amélioration de la communication interne : communiquer ses impressions, partager ses observations, discuter de ses idées, tout cela encourage le dialogue ouvert, franc et bienveillant au sein des équipes, ce qui ne peut que contribuer à renforcer la cohésion, l’entente, et l’efficacité collective.
Repérage des potentialités d’amélioration : un rapport d’étonnement est un reflet fidèle de la réalité de l’entreprise. Il met en valeur ses atouts et ses faiblesses d’une manière objective et précise. Les points à améliorer sont clairement identifiés et peuvent donc faire l’objet d’actions correctives appropriées.
Encouragement à l’innovation : le rapport d’étonnement peut être une source d’innovation pour l’entreprise. En questionnant les habitudes, en proposant des alternatives, en stimulant le débat, il peut permettre à l’entreprise d’identifier et de mettre en place de nouvelles méthodes de travail, plus performantes, plus efficaces, plus satisfaisantes pour tous.
Application pratique
Abordons maintenant un exemple concret afin de mieux appréhender la manière dont le rapport d’étonnement peut être utilisé à bon escient en milieu professionnel.
Présentation d’un cas d’entreprise
Prenons l’exemple d’une entreprise de l’industrie automobile qui a récemment embauché une nouvelle ingénieure. Au bout d’un mois, l’entreprise l’incite à rédiger un rapport d’étonnement. Dans ce document, l’ingénieure mentionne plusieurs points qui l’ont marquée, en bien ou en mal. Elle loue par exemple la convivialité de l’ambiance de travail et la qualité des installations. Par contre, elle est surprise par le manque d’efficacité de la communication interne au sein de l’entreprise. Elle note de nombreuses occasions où les informations nécessaires à ses tâches n’étaient pas facilement accessibles ou n’étaient pas bien communiquées.
Analyse du rapport d’étonnement dans ce cas
Les points soulevés par l’ingénieure étaient pertinents et sont devenus le point de départ de discussions constructives au sein de l’entreprise. Suite à son rapport, l’entreprise a pris conscience des lacunes de son système de communication interne et a décidé d’améliorer les choses. Elle a alors mis en place une plateforme de communication interne, facilitant ainsi l’accès et le partage de l’information entre tous les membres de l’entreprise. Suite à cette initiative, une nette amélioration a été constatée tant en termes de productivité des employés que de leur satisfaction au travail.
Conclusion
En somme, le rapport d’étonnement est un outil précieux, capable d’amener une réflexion constructive sur les pratiques en cours, d’impulser des changements nécessaires pour améliorer la productivité et le bien-être au travail, et d’instaurer un dialogue ouvert et respectueux entre tous les membres de l’entreprise. Il apporte une perspective fraîche et objective sur le fonctionnement interne de l’entreprise, mettant en lumière des aspects importants qui pourraient autrement passer inaperçus.
Si vous êtes à la recherche de nouvelles idées, d’une meilleure communication entre vos employés, de pistes d’amélioration pour votre entreprise, le rapport d’étonnement pourrait bien être la réponse à vos besoins. Alors, n’hésitez-plus, laissez parler l’étonnement de vos nouvelles recrues, et laissez-vous surprendre par la richesse des enseignements que vous en retirerez.
